Wie beheert deze website?
Deze privacyverklaring gaat over de website en het rittenbeheer van REEBOK MTB & gravelclub in Schilde. Voor vragen over je gegevens, een verzoek om verwijdering of een foto op de website kun je ons bereiken via reebokmtb@gmail.com.
De verklaring geldt voor bezoekers, personen die contact opnemen en organisatoren die aanmelden bij Beheer. De persoonlijke Google-accounts van bezoekers worden niet gekoppeld om de openbare agenda of GPX-routes te bekijken.
Welke gegevens gebruiken we, en waarom?
- Websitebezoek
- Onze hostingdienst Cloudflare ontvangt technische verzoekgegevens, zoals je IP-adres, browsergegevens, tijdstip en opgevraagde URL. Deze zijn nodig om pagina’s en bestanden te bezorgen, misbruik tegen te gaan en storingen te onderzoeken. Ons gerechtvaardigd belang is een veilige en werkende clubwebsite.
- Contact per e-mail
- Wanneer je ons mailt, ontvangen we je e-mailadres en wat je zelf in je bericht of bijlagen vermeldt. We gebruiken dit om je vraag of afspraak te behandelen, op basis van ons gerechtvaardigd belang om clubcontact te onderhouden en, wanneer van toepassing, om stappen te nemen op jouw verzoek.
- Aanmelden bij Beheer
- We controleren via Google of je e-mailadres bevestigd is en toegang heeft gekregen. We bewaren het e-mailadres van toegelaten organisatoren en gegevens voor hun aanmeldsessie. Dit dient ons gerechtvaardigd belang om beheer voor te behouden aan bevoegde personen. Je Google-wachtwoord ontvangen of bewaren we niet.
- Ritten en routes
- Organisatoren beheren titels, tijden, vertrekpunten, beschrijvingen, afstanden en eventuele GPX-bestanden voor de clubagenda. Deze gegevens kunnen openbaar worden op de website, in de openbare clubkalender en via kalenderabonnementen. Deel hierin alleen persoonsgegevens die voor de rit nodig zijn en openbaar mogen worden. We gebruiken deze gegevens om clubactiviteiten bekend te maken.
- Clubfoto’s
- De website toont foto’s van clubactiviteiten. Herkenbare personen kunnen ons via het bovenstaande e-mailadres vragen om een foto te verwijderen. Bij publicatie houden we rekening met de privacy en het recht op afbeelding van de betrokken personen; waar toestemming nodig is, moet die vóór publicatie worden verkregen.
Google-aanmelding, Calendar en Drive
Een gewone organisator verleent via de aanmelding toegang tot zijn of haar bevestigde Google-e-mailadres. Alleen de eigenaar die de clubkoppeling activeert, verleent daarnaast de volgende toegangen:
- Google Calendar: agenda-items lezen, aanmaken, wijzigen en verwijderen, en de lijst van agenda’s lezen om de geselecteerde clubkalender te controleren. De website gebruikt hiervoor de gekozen clubkalender.
- Google Drive: GPX-bestanden die de app aanmaakt of die uitdrukkelijk met de app zijn gedeeld, opslaan, lezen en zo nodig naar de prullenbak verplaatsen. De huidige koppeling gebruikt de beperkte toegang
drive.file; ze geeft geen algemene toegang tot alle bestanden in Drive.
De Google-toegang van de eigenaar wordt gebruikt om bevoegde organisatoren via Beheer met dezelfde clubagenda en routebestanden te laten werken. Zij hoeven daarvoor geen toegang tot hun eigen agenda’s of Drive te geven. Toegangstokens voor de clubkoppeling worden versleuteld opgeslagen in de databank van de website. We gebruiken de Google-gegevens alleen voor aanmelden, toegangsbeheer en de beschreven agenda- en routefuncties.
Ons gebruik en onze doorgifte van gegevens uit Google-API’s volgen de Google API Services User Data Policy, inclusief de Limited Use-vereisten. Google-gegevens worden niet verkocht en niet gebruikt voor reclame, profilering of het trainen van AI-modellen. Menselijke inzage blijft beperkt tot wat nodig is voor het toegestane clubbeheer, door jou gevraagde ondersteuning, beveiliging of wettelijke verplichtingen.
Je kunt de toegang intrekken via de verbindingen van je Google-account. Voor de eigenaar betekent dit dat de agenda- en Drive-koppeling niet meer kan werken. Dit verwijdert niet automatisch bestaande afspraken, bestanden, kalenderabonnementen of reeds opgeslagen koppelingsgegevens. Vraag ons via e-mail om gegevens die wij beheren te laten verwijderen.
Wie ontvangt gegevens?
- Cloudflare levert hosting, de databank en technische logging voor de website. Bevoegde beheerders en technische ondersteuning kunnen gegevens verwerken voor het beheer, de beveiliging en het oplossen van problemen.
- Google verzorgt aanmelden, de clubkalender, de GPX-opslag in Drive en de mailbox voor clubcontact. Voor deze diensten gelden ook de privacyvoorwaarden van Google.
- Bezoekers en kalenderabonnees kunnen gepubliceerde ritinformatie en GPX-bestanden bekijken, downloaden, delen en in hun eigen kalender bewaren. Openbaar gemaakte gegevens kunnen daardoor buiten onze website worden gekopieerd.
Google en Cloudflare kunnen gegevens buiten de Europese Economische Ruimte verwerken. Hun privacy- en verwerkingsvoorwaarden beschrijven de toepasselijke waarborgen, waaronder Europese modelcontractbepalingen waar van toepassing. Lees ook het privacybeleid van Cloudflare. Je kunt ons vragen om meer informatie over de dienstverleners die we gebruiken.
Hoelang bewaren we gegevens?
- Aanmelden en beveiliging
- Beheersessies zijn maximaal zeven dagen geldig; tijdelijke Google-aanmeldgegevens tien minuten. Technische gegevens om een opslagactie veilig te herhalen, zijn zeven dagen geldig. Verlopen databankrecords worden bij een volgende aanmelding opgeruimd. Uitloggen verwijdert de betreffende sessie; het intrekken van organiserrechten verwijdert ook de sessies van die organisator.
- Organisatoren en Google-koppeling
- De toegangslijst blijft bewaard zolang de persoon beheer mag gebruiken. De eigenaar kan toegang intrekken. De versleutelde Google-koppelingsgegevens blijven bewaard zolang de koppeling in gebruik is of totdat ze worden vervangen of op verzoek verwijderd.
- Agenda en GPX-bestanden
- Een rit verhuist na zijn eindtijd van de komende websiteagenda naar het openbare rittenarchief, met de beschikbare beschrijving en GPX-route. Dit wist de afspraak niet uit Google Calendar. Gepubliceerde ritten blijven in het archief en Google Calendar beschikbaar totdat een organisator of de eigenaar ze verwijdert of de rit in Calendar privé maakt. Bij vervanging, verwijdering of annulering probeert de app het bijbehorende oude GPX-bestand naar de Drive-prullenbak te verplaatsen. Een mislukte of afgebroken actie kan een ongebruikt bestand achterlaten; de eigenaar kan dit opruimen. Voor prullenbakken, back-ups en kopieën in kalenderapps gelden ook de bewaarmethoden van de betreffende dienst.
- Contact en foto’s
- We bewaren berichten zolang ze nodig zijn om je vraag en eventuele vervolgafspraken te behandelen. Clubfoto’s blijven staan zolang ze relevant zijn voor de clubwebsite, tenzij verwijdering nodig is of wordt gevraagd en er geen grond is om ze te behouden.
- Technische logs
- De website gebruikt Cloudflare Workers-logging en beperkte foutopsporing. De huidige standaardbewaring voor Workers-logs en traces is maximaal zeven dagen, afhankelijk van het gebruikte Cloudflare-product en abonnement. Cloudflare kan daarnaast eigen beveiligingsgegevens bewaren volgens zijn beleid. We nemen geen wachtwoorden of Google-toegangstokens op in onze applicatiefoutmeldingen.
Je rechten en contact
Afhankelijk van de verwerking heb je recht op inzage, verbetering, verwijdering, beperking, bezwaar en gegevensoverdraagbaarheid. Waar we toestemming gebruiken, kun je die voor toekomstige verwerking intrekken. Je kunt een verzoek sturen naar reebokmtb@gmail.com. Geef aan over welke gegevens of foto het gaat; we kunnen aanvullende informatie vragen om te voorkomen dat we gegevens aan de verkeerde persoon geven.
Je kunt ook een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit. De toezichthouder licht je recht op informatie toe.
We kunnen deze verklaring aanpassen wanneer de website of onze gegevensverwerking verandert. De datum bovenaan toont welke versie je leest. Een wijziging verruimt een eerder gegeven Google-toestemming niet automatisch.